استیفن رابینز در کتاب تئوری سازمان می گوید که سازمان موفق سازمانی است که دارای ساختار صحیح باشد. این گفته اهمیت ساختار درست و اثربخش در سازمان را نشان می دهد.
ساختار سازمانی به تقسیم کار، روابط بین بخشها و سمت های مدیریتی می پردازد و نشان میدهد که چگونه وظایف یا فعالیت ها با یکدیگر مرتبط هستند. ساختار صحیح موجب می شود تا هر فرد براساس نظر و سلیقه شخصی اقدام نکند بلکه در چهارچوب اهداف سازمانی گام بردارد در نهایت ساختار سازمانی سبب میگرددتا کارکنان با شرایط تدوین شده سارمان خود را منطبق سازد. ساختار سازمان معمولا از طریق نمودار رسمی سازمان نشان داده می شود و نمودار سازمانی نشان دهنده نظام دستوردهی در سازمان ، مسیر رسمی ارتباطات از لحاظ مسئولیت های سازمانی است . در یک سازمان با هر اندازه از پیچیدگی، مسئولیت کارمندان به‌طور معمول با توجه به کاری که انجام می‌دهند و کسی که به او گزارش می‌دهند مشخص می‌شود.
برای مدیران این مسئولیت‌ها با توجه به اینکه چه کسانی به آنها گزارش می‌دهند، تعیین می‌شوند. با گذشت زمان این مسئولیت‌ها به جای اینکه به افراد نسبت داده شود به جایگاهی که افراد در آن قرار دارند نسبت داده می‌شود. رابطه‌ی میان جایگاه‌های مختلف در یک سازمان با استفاده از نمودارهای سازمانی نشان داده می‌شود.
باید توجه داشت که ساختار ی که متناسب برای همه سازمان ها باشد وجود ندارد هرسازمان به ساختار متناسب با طبیعت خود نیاز دارد و انچه که عامل تعیین کننده در ساختار به حساب می آید عامل محیطی است که سازمان در آن فعالیت می کند یا فعالیت خواهد کرد. انواع مختلفی از ساختار سازمانی وجود دارد: ساختار وظیفه‌ای، ساختار مجزا، ساختار ماتریسی و ...، هر ساختار سازمانی مزایا و معایب مخصوص به خود را دارد و ممکن است تنها برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی کارآمد باشد که شرایط خاصی داشته باشند و یا در مرحله خاصی از چرخه زندگی خود باشنددر طراحی ساختار سازمانی ، مشاغل باید با توجه به نوع و فعالیت سازمان شناخته و سپس در دسته ها یا واحد ها گروهبندی شوند.
به این ترتیب همه وظایفی که باید انجام شود مشخص و روشن می شود با گروه بندی شغل هایی که باید در دسته یا واحدهای اولیه سازمانی را تشکیل دهند معین می شوند و سپس می توان واحد های بزرگتر را تعیین نمود .
بنابراین ابتدا مشاغل را می شناسیم، سپس ان ها را در یک واحد سازمانی به طور اولیه گروه بندی می کنیم و بدیت ترتیب در سطح سازمان به تعیین سطوح و سلسه مراتب سازمانی می رسیم .
یکی از مسائل اساسی و شاید بتوان گفت از مشکلات مهم مدیران این است که کدام ساختار سازمانی بهترین و مناسب ترین ساختار برای آنان است در هرساختارسازمانی پنج بخش اصلی دارد بخش مدیران ارشد ، مدیران میانی، تخصصی ، پشتیبانی، هسته عملیاتی که با توجه به طبیعت کار و فعالیت سازمان ساختار متناسب با آن انتخاب و طراحی می شود.
در یک ساختار سلسله مراتبی یا هرمی، رئیس و سایر مدیران اجرایی در رأس قرار دارند، در لایه‌ی دوم تعداد کمی از معاون‌ها و مدیران ارشد قرار دارند، مدیران میانی در لایه‌های بعدی و تعداد زیادی از کارمندان در پایین هرم قرار می‌گیرند. تعداد لایه‌های مدیریتی بیش از هر چیزی به اندازه‌ی سازمان بستگی دارد.
طراحی و اجرا ساختار سازمانی در یک سازمان مزایای همچون تصمیم‌گیری سریع‌تر، مدیریت بهتر شعبه‌ها و واحدهای سازمان افزایش بهره‌وری بهبود عملکرد کارکنان حذف کارهای تکراری کاهش تعارضات کارکنان ارتباطات بهتر برای ان سازمان در برخواهد داشت .
